wiki in der internen unternehmenskommunikation

im oktober 2006 habe ich 2 dinge in meinem arbeitsleben versucht zu integrieren. das eine war ein internes wiki, das zweite ein internes blog. beides zum themenkreis “e-marketing bei microsoft österreich”.

hier mal mehr zu meinen erkenntnissen rund um das interne wiki:

• für das publishing im wiki eignen sich vor allem informationen, welche über etwas längere zeit bestand haben. eine kurze info, dass ein broken link gefixt wurde, ein e-mailing an xyz ging raus, etc. ist fehl am platz. was reinpasst: wie komme ich an meine statistiken, wie starte ich ein webcast projekt, wo kann ich ein blog anlegen. alles was richtung how to geht eben. als einfache news-area eignet sich ein wiki meines erachtens eher mäßig.
• informationen, die mehr als eine person interessieren. zeitersparnis sehe ich vor allem im bereich der vermittlung von immer wiederkehrenden tasks. jeder im marketing bei microsoft will irgendwann mal wissen, wie er eine website live stellt, wer das macht, was es kostet und wie es aussehen kann. anstatt jedem immer wieder ein mail aus gesendete objekte rauszusuchen, umzuformatieren und weiterzuleiten, schicke ich in diesem fall einen verweis aufs wiki. ältere emails, welche immer wieder mal weitergeleitet werden, empfehlen sich fürs wiki.
• ganz ohne struktur gehts nicht: einer der größten vorteile von wiki’s ist ja die unbürokratische möglichkeit zur ständigen erweiterung/korrektur. eine neue seite, ein link etc. ist schnell hinzugefügt. das ermöglicht auch einen schönen wildwuchs. plötzlich ist auf der seite, welche informationen zu online statistiken liefert, ein absatz zum thema CMS. ev. vorher ein brainstorming, definition der grob-struktur, erstellung eines mini-guides zum verwenden des wikis, etc.
• integration in den arbeitsalltag: die zustellung einer e-mail hat einen anderen charakter als das lesen eines RSS feeds oder das aufrufen eines WIKIs. je einfacher das ganze aufgerufen, gelesen und gefunden werden kann, desto eher hebt es ab. eine zustellung einer email in die persönliche inbox eines kollegen wird anders betrachtet als ein verweis auf einem wiki eintrag.
• aktualität: es macht sinn das wiki nicht alleine zu starten, sondern im team. außerdem kann selten eine person im themenbereich des wikis alles kompetent abdecken. bspw.: den genauen ablauf zu online advertising auf microsoft.com kann ich nicht dokumentieren – meine kollegin schon. im team zu starten ist klüger, und sonst womöglich auch alleine längerfristig nicht bewältigbar.
• abgrenzung: was kommt ins wiki, was wird weiterhin via email gemacht. welche informationen stehen im wiki und sind nur dort zu finden? auch abklären ob es für beide seiten vorteile bringt, wiki anstatt email (oder blog) einzusetzen.
• technische integration: klar, jedes wiki ist über den browser erreichbar. aber es sollte nicht unterschätzt werden wie schwierig es oft ist, die leute aus ihrer email-client-höhle herauszubekommen. möglichst einfach erreichbar oder integrierbar sollte es sein (themenspezifische RSS feeds, alerts, verfügbarkeit auch extern via https etc.)!
• publik machen: es nützt der ganze gute content im wiki nichts, wenn es niemand kennt. einfache sachen helfen: wiki mit link in die interne email signatur, wiki auf bestehenden intranet seiten verlinken etc.
• entweder – oder: beides geht nicht. wenn jemand bisher eine email bekommen hat, und jetzt das wiki verwenden soll, dann kriegt er auch keine mail mehr. schickst du weiterhin deine emails, so zieht sich die diskussion nur, und die bereitschaft zu wechseln steigt dadurch nicht. ich bin eher der fan von umstellungsmethode “ruckzuck”. die heißt: “ab morgen findet ihr alles zum thema e-marketing nur noch im wiki”. dies hängt halt stark von der unternehmenskultur ab.
• user feedback: gerade im anfangsstadium die abnehmer laufend um feedback bieten. gerade bei thema strukturierung im wiki, mögliche content-tiefe, formatierung etc. liefern die konsumenten wertvolles feedback. vielleicht nach ein paar wochen eine kleine feedbackrunde durchführen?
• filter von relevanten informationen: in meinem wiki landet alles, was für microsoft österreich e-marketer wichtig ist. natürlich gibt es das alles schon irgendwo auf corp servern (in englisch und meist um seiten länger). aber bei mir lokal landet nur relevantes. so übernehme ich den task der aufbereitung und leite nicht 3mal die woche englische mails mit corp-infos weiter. dies trifft halt nur bei groß-unternehmen zu.
• langfristig denken: geduld und viel spucke ist nötig, um das wiki als erfolgreiches kommunikationsmedium zu etablieren.

to be continued!